¿Cómo realizar un presupuesto de ventas? Lógicamente, el departamento de ventas es quien se encarga de llevarlo a cabo y se asegura de cumplir cualquier actividad dentro de lo presupuestado.
Pero vayamos por partes…
¿Qué es realmente un presupuesto de ventas? Un presupuesto de ventas es la representación en términos cuantitativos de una estimación de las ventas de una empresa en un periodo de tiempo determinado.
Y, ¿qué es lo que quiero decir con esto? Que gracias a él puedes tener una visión global de la situación. El presupuesto de ventas aporta los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, gastos de ventas y de gastos administrativos, entre otros.
Por lo tanto si sabes cómo realizar un presupuesto de ventas tendrás en tus manos un documento o bien una guía con la que tomar las acciones correctas dentro del departamento de ventas.
Este ha de tener en cuenta el punto de partida, la capacidad productiva, la capacidad de fabricación, la materia prima, las ventas esperadas, las necesidades de marketing…etc.
Las diferencias entre cómo hacer un presupuesto de ventas y un pronóstico de ventas
Posiblemente te habrás dado cuenta de que el presupuesto y el pronóstico de ventas del sector son a veces muy parecidos y en la mayoría de los casos están muy relacionados, ya que ambos son utilizados por las empresas para crear un plan de ventas con miras al futuro.
Aunque la mayoría de las veces se utilizan juntos, existen diferencias entre los dos. El presupuesto de ventas es una expectativa cuantificada de lo que la compañía espera invertir en un periodo de tiempo determinado. En otras palabras, hablamos de cómo realizar un presupuesto de ventas cuando queremos planear los gastos económicos que el departamento de ventas va a necesitar. En cualquier presupuesto se debe mostrar:
- Las ventas cerradas
- Las ventas recurrentes
- Las ventas muy probables y poco probables (para previsión de recursos)
El pronóstico, por otro lado, es la proyección real de las ventas de la empresa en el futuro con un resultado esperado, recuerda que si los datos son precisos pueden llegar a coincidir al 100% con la realidad.
Por ejemplo, el presupuesto te dirá cuánto va a costar vender un número de unidades concretas, el pronóstico te dirá qué tan pronto vas a conseguir venderlas o si podrás hacerlo en menos tiempo en función de los ingresos futuros pronosticados. En otras palabras, un buen presupuesto de ventas muestra la dirección en la que a tu empresa le gustaría ir y el pronóstico indica la probabilidad de que llegue a tiempo.
Cuanto más precisos sean los datos más precisos serán tus presupuestos
Recuerda que es casi imposible calcular de manera exacta lo que vas a vender ya que en ello intervienen muchas variables externas difíciles de controlar. Pero como ya sabes, en la realización de cada presupuesto, pronóstico o informe comercial, la precisión en los datos utilizados será crucial para que este se acerque lo más posible a la realidad de tu equipo de ventas.
Una manera de asegurar la precisión de los datos cuando diriges un equipo de ventas de campo es considerar la idea de hacerse con una app 100% móvil que haga de asistente de ventas como ForceManager. Así tu equipo puede entrar datos en tiempo real y si lo hacemos al momento, evitaremos que se pierda información y que los resultados varíen. Vamos, que tienes visibilidad total y en el momento que quieras a tu CRM: cómo, dónde y cuándo quieras. ¿Qué más se puede pedir?
Elementos indispensables para el presupuesto de ventas
Antes de saber cómo realizar un presupuesto de ventas debes reunir los siguientes datos comerciales:
- El número de unidades que se espera vender (producto/servicio) en función de la demanda del producto y el comportamiento de las ventas del sector en el pasado.
- El precio de venta en relación al resto de la oferta y respuesta de la demanda.
- El periodo de tiempo exacto (mes, trimestre o año).
Además de los datos comerciales has de tener en cuenta:
- La situación actual de la compañía y la realidad de cada departamento. Es imprescindible estar al corriente de las fortalezas y debilidades de la empresa para saber dónde podemos sacar mejores resultados (Análisis DAFO).
- Los objetivos que fijes han de ser siempre claros y realistas.
- No te olvides de los fenómenos que influyen en las ventas del sector como la estacionalidad. Si eres un vendedor de seguros no vas a vender lo mismo en invierno que durante las vacaciones de verano.
- Conoce bien a tu cliente. A la hora de realizar tu presupuesto de ventas has de tener en cuenta el dinero que vas a destinar a la retención del cliente y a la captación de nuevos.
Para poder explicarte cómo realizar un presupuesto de ventas y con el objetivo de que sea lo más realista posible, vamos a ver un ejemplo en dónde podremos utilizarlo.
Imagínate que eres un representante de ventas de campo de una famosa compañía de seguros. Y, para poner las cosas aún más sencillas, solo nos vamos a centrar en las pólizas de seguros de vida para personas de entre 30 y 65 años de edad.
Mi intención es elaborar un presupuesto de ventas para el próximo año dividido en 4 trimestres. Este sería el modelo de tabla utilizado para dicho presupuesto:
Una vez tenemos la tabla, hemos de introducir los datos recopilados a lo largo del año previo. Después de haber consultado el comportamiento tanto de la oferta como de la demanda y del mercado de seguros en general, he decidido aumentar el precio de las pólizas de seguro de vida en un 5% para el próximo año. Esto elevaría el valor promedio de la póliza para todos los clientes con edades entre 30 y 65 años en 55€.
Si trabajamos de trimestre en trimestre hemos de multiplicar el coste de la póliza por 3 para que este coincida con el periodo de tiempo:
55€ x 3 = 165€
Por lo tanto,
Precio de venta por unidad / servicio = 165€
Ahora hemos de calcular cuántas pólizas se venderán a lo largo del año. Para ello, lo mejor es extrapolar los datos históricos de ventas de los años anteriores y, en este caso en particular, como tenemos datos con los que trabajar, utilizaremos uno de los métodos cuantitativos. Estos métodos utilizan modelos matemáticos con los que analizan los resultados pasados de las ventas de una empresa.
Como todo en esta vida, debes probar antes de decidirte por uno de ellos y ver cuál se adapta mejor al tipo de empresa en la que trabajas. Bajo mi punto de vista, el método de suavizamiento exponencial es el más preciso de todos los pronósticos a la hora extrapolar datos históricos de ventas. A diferencia de otros modelos cuantitativos, que utilizan una cantidad fija de los últimos datos disponibles de las series de tiempo, la técnica de suavizamiento exponencial incorpora datos de un periodo de tiempo mucho mayor, dando una mayor ponderación a los valores más cercanos en el tiempo. Así que mi recomendación es que utilices esta técnica para conseguir los datos que deberás utilizar en tu presupuesto de ventas.
Si no tienes datos históricos de ventas con los que trabajar, puedes elegir también cualquiera de los métodos cualitativos. Entre los más destacados tenemos: el método Delphi, el juicio de expertos, las encuestas de mercado o el feedback de los representantes de ventas.
Una vez tenemos el número estimado de pólizas que se venderán en los siguientes trimestres, podemos continuar y añadirlas a la tabla:
El siguiente paso de cómo realizar un presupuesto de ventas es multiplicar el número de pólizas vendidas por el precio de cada póliza.
Entonces para calcular el trimestre 1 sería:
1300 x 165€ = 214.500€
Haremos lo mismo con el resto de trimestres:
Tal y como puedes ver, si sumamos el total de cada trimestre nos dará el total del presupuesto anual de las ventas:
849.750€
¿Por qué es importante saber cómo realizar un presupuesto de ventas?
La mayoría de las empresas basan sus decisiones comerciales en el presupuesto de ventas, ya que este indica lo que se espera vender, por lo tanto influye en el resto de departamentos. Por ejemplo, en las unidades que se producirán: si la empresa prevé que el próximo año las ventas van a aumentar, también incrementará el nivel de producción.
Por otro lado, en el caso de los comerciales, el presupuesto de ventas les da una referencia con la que medir sus resultados reales. Como director comercial se te asigna una cuota de acuerdo con el presupuesto. Al mismo tiempo, esta cifra se divide en los diferentes territorios y objetivos asignados a los representantes de ventas de campo correspondientes. Si tu fuerza laboral no tiene unos objetivos que marcan su trayectoria, ¿cómo sabes si la estrategia de ventas marcada está funcionando?
La labor de cada comercial, al igual que el resto de los trabajadores, tiene que tener una razón de ser y unos objetivos. Sin duda alguna, saber cómo realizar un presupuesto de ventas y hacerlo de la mejor manera posible puede ayudar a conseguir los resultados esperados y lograr cada uno de los objetivos de tu fuerza de ventas.
Fijar objetivos en función del presupuesto de ventas
Tal y como he dicho anteriormente, saber cómo realizar un presupuesto de ventas te permite conocer la dirección que tu equipo de ventas debe seguir además de darte un target en el que basar tu plan estratégico empresarial.
Por norma general, cuando te dan el objetivo final que ha de lograr tu equipo de ventas, resulta ser, a ojos de tus comerciales, demasiado ambicioso y difícil de conseguir, además de ser desmotivador, cuya cosa influye en su rendimiento y productividad…
Así pues, para alcanzar el objetivo final lo mejor es dividirlo en objetivos más pequeños.
Volvamos a utilizar el ejemplo del vendedor de seguros. Nuestro objetivo para el primer trimestre de pólizas totales vendidas es de 1.300 unidades. Probablemente si a uno de tus representantes de ventas le informas que ha de vender 1.300 pólizas en tres meses le va a coger desprevenido y quizás piensa que te has vuelto loco. “Eso es inaccesible, ridículo, imposible de conseguir” …
Sin embargo, si dividimos esas 1.300 pólizas en meses o semanas, el vendedor puede tener una imagen más clara. En meses sería 1.300/4 = 325u y en semanas 325/4 = 81u. Después la dividimos por el número de comerciales y nos da un total de 16 pólizas.
¿Qué opinas? Ahora 16 pólizas a la semana no parecen tantas y lógicamente es mucho más accesible que 1.300 pólizas.
Como director comercial es una muy buena idea establecer estrategias individuales a cada uno de los miembros de tu equipo de ventas para incentivarlos a alcanzar los objetivos más pequeños.
Lo que es más, algunos estudios confirman que los comerciales que visualizan y hacen seguimiento de sus propios objetivos están más motivados y tienen más probabilidades de mejorar sus cifras de ventas.
Esto puede ser posible con la ayuda de add-ons como GoalManager, que permite a los directores comerciales asignar objetivos a corto / largo plazo y hacer un seguimiento de cada uno de ellos, además de dar soporte en cualquier problema que surja. De esta manera, tus comerciales pueden ver de forma detallada sus objetivos y vincularlos a los objetivos generales establecidos por tu presupuesto de ventas y, al mismo tiempo, pueden saber dónde deben concentrar sus esfuerzos para conseguirlos.
Si sabes hacer un presupuesto estás ganando en eficiencia
El presupuesto de ventas forma parte indispensable del presupuesto general de la empresa. Es fundamental que marque los objetivos claros, alcanzables y realistas que guiarán a tu equipo, además del número de unidades que se estima vender y su valor económico.
Ahora que ya sabes cómo realizar un presupuesto de ventas recuerda que cuanto más preciso, accesible y real sea, más eficiente será tu fuerza comercial porque destinará sus esfuerzos a lo que realmente importa y no gastará su energía en actividades que están fuera de presupuesto y del plan estratégico. Si aún no sabes cuáles van a ser los gastos del próximo año o si se van a cumplir los objetivos esperados, no pierdas más el tiempo, empieza a trabajar los presupuestos de ventas y conviértete en el mago de todas las predicciones de la empresa.
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