Diferencias entre el software de contabilidad y ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son una parte integral del panorama empresarial en estos días. Ayudan a las empresas a agilizar sus procesos de negocio y gestionar sus operaciones de manera eficiente. Debido a la popularidad de ERP en los últimos veinte años, algunos softwares de contabilidad han evolucionado o se mercadean como ERP.
En este artículo se explican las diferencias entre el software de contabilidad y un ERP (Enterprise Resource Planning). También ayudará a los lectores a decidir si su organización necesita un software de contabilidad o un sistema ERP.
¿Qué es el software de contabilidad?
Entonces, ¿qué es el software de contabilidad? El propósito principal del software de contabilidad es manejar los requisitos contables tales como:
- Clientes: donde la empresa ingresa el dinero recibido
- Cuentas por pagar: donde la empresa ingresa sus cuentas y paga el dinero que debe
- Contabilidad general: los «libros» de la empresa
- Facturación: donde la empresa produce las facturas a sus clientes/clientes
- Tesorería: donde la empresa registra el cobro y el pago
- Gestión del cierre financiero: donde los equipos contables verifican y ajustan los saldos de la cuenta al final de un período designado
- Base de la información de la empresa para sus responsabilidades tributarias.
Algunos programas de contabilidad han ampliado sus funcionalidades para atender a las tareas cotidianas de las empresas de comercio/distribución. Estas funcionalidades incluyen:
- Stock/inventario: donde la empresa mantiene el control de su inventario
- Pedido de compra: donde la empresa ordena el inventario
- Pedido de ventas: donde la empresa registra pedidos de cliente para el suministro de inventario
Estas funcionalidades extendidas permiten que el software de contabilidad evolucione a la categoría ERP.
¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?
La planificación de recursos empresariales (ERP) es la gestión integrada de los principales procesos de negocio, normalmente en tiempo real y gestionado por software y tecnología.
Un sistema ERP se conoce generalmente como una categoría de software de administración empresarial, normalmente un conjunto de aplicaciones integradas. Permite a una organización recopilar, almacenar, administrar e interpretar datos de diversas actividades empresariales.
El ERP proporciona una visión integrada y continuamente actualizada de los procesos claves del negocio utilizando bases de datos comunes. La base de datos se mantiene mediante un sistema de gestión de bases de datos. Puede ayudar a dar seguimiento de los recursos empresariales, como dinero, materias primas, capacidad de producción. También ayudará a realizar un seguimiento del estado de los compromisos empresariales, como pedidos, órdenes de compra y nómina. Las aplicaciones que componen el sistema comparten datos en varios departamentos (fabricación, compras, ventas, contabilidad, etc.). Los datos de cada departamento se forman en una gran base de datos. Entonces el ERP facilita el flujo de información entre todas las funciones del negocio y gestiona estas conexiones con las partes interesadas externas.
En resumen, ERP gestiona su negocio desde su pedido hasta la recepción del dinero.
Adicional a lo que pudiera el software de contabilidad extendida ofrecer, el ERP puede incluir funcionalidades como fabricación, gestión de proyectos, gestión de servicios, gestión de relaciones con los clientes, venta al por menor, etc.
Historia de los ERP
¿Cómo ha evolucionado la Planificación de Recursos Empresariales (ERP)?
La computación nace en la década de 1960 a medida que aumentaba la producción moderna de fábricas. ERP comenzó como un software llamado Planificación del Requisitos de Materiales – o MRP.
En 1975, el software MRP sólo estaba disponible para los grandes fabricantes y funcionaba en enormes computadoras mainframe. El software de gestión financiera también se estaba desarrollando en este momento, aunque de forma aislada de otros sistemas.
En la década de 1980, MRP desarrolló y creció en capacidades, convirtiéndose más tarde en lo que muchos denominaron MRP II o Manufacturing Resource Planning. MRP II tenía mejores procesos de fabricación y capacidad, especialmente en torno a los requisitos de capacidad.
No fue hasta la década de 1990 que el acrónimo, ERP, se utilizó por primera vez para la planificación de recursos empresariales. ERP era una extensión de MRP y MRP II, con funcionalidades adicionales asociadas con el «back office» de una empresa. Estas funcionalidades incluyen elementos como ingeniería, finanzas y contabilidad, recursos humanos y gestión de proyectos.
En 2000, Gartner Group, de nuevo, modifico la historia del ERP cuando acuñaron el término ERP II. ERP II es un software basado en la web que ha ampliado las capacidades que se pueden integrar con sistemas fuera del negocio. La integración implicó sistemas como la gestión de la cadena de suministro, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la inteligencia empresarial.
Los sistemas ERP hoy en día son muy avanzados. A menudo se basan en la nube, se entregan a través del modelo de software como servicio (SaaS). Se puede acceder a ellos de forma remota a través de aplicaciones basadas en la web avanzada e incluso a través de dispositivos móviles. Los sistemas ERP también son increíblemente flexibles, y la herramienta de cada proveedor es diferente.
Las soluciones modernas de ERP no solo abordan la fabricación, la cadena de suministro y las capacidades financieras y contables, sino que también abarcan otras áreas. Los sistemas ERP de hoy en día tienen características avanzadas como informes e inteligencia de negocios, fuerza de ventas y automatización de marketing, comercio electrónico, así como gestión de servicios y garantías.
¿Cuándo considerar un software un ERP?
Algunos softwares de contabilidad se mercadean como si fueran un ERP, esto ha confundido aún más a los usuarios en el reconocimiento de uno del otro. Con las funcionalidades superpuestas entre los dos, ¿cómo se identifica el software de contabilidad de un ERP?
Para diferenciar los dos, podemos ver algunas fortalezas y características únicas de un ERP:
| Sistema Contable | ERP |
¿Configurable? | Poco o nada | Probablemente |
¿Necesita tiempo para instalarse? | Poco | Bastante |
Enfoque de la implementación basada en: | Entrenamiento a Usuarios | Análisis y Diseño |
Puede manejar alto volumen de información | No | Si |
Integración con sistemas externos | Capacidad limitada | Si |
Inversión | Baja | Alta |
Diferencias entre el software de contabilidad y ERP
Diferencias de configuración
El consultor puede configurar el software ERP sin programación para realizar procesos de negocio de varias maneras. Por ejemplo, en el software ERP, hay varias formas de procesar pedidos de ventas y productos de envío. Un consultor ERP puede configurar estos procesos sin programar el software.
El software de contabilidad, por otro lado, suele ser más sencillo y fijo en los procesos de negocio.
Diferencias de implementación
El proceso de implementación del software de contabilidad generalmente se centra en la formación del usuario. La instalación y la configuración del sistema se realizan normalmente dentro de las sesiones de entrenamiento. Los procesos de implementación más simples son posibles ya que las configuraciones al software son limitadas.
Mientras que, para la implementación del ERP, la metodología se centra en el análisis y el diseño. El consultor entrevistará primero a los usuarios clave para comprender los requisitos del negocio durante la fase de análisis del proyecto. A continuación, configurará el ERP antes de continuar con el resto de los procesos de implementación.
Como tal, los servicios de consultoría para ERP serán mucho más altos que el software de contabilidad. La duración de una implementación de ERP también será mucho más larga en comparación.
Almacenamiento de Datos
ERP es un almacén natural de todas las operaciones y datos empresariales de su empresa. Mantiene todas sus transacciones comerciales en una sola base de datos. Esta base de datos sirve como parte del big data para análisis e Inteligencia Artificial.
Un sistema ERP está diseñado para almacenar una gran cantidad de datos. Normalmente se ejecutan en bases de datos como Microsoft SQL, Oracle u otras bases de datos más grandes. A menudo, habrá muchas herramientas de Analítica de Datos e Inteligencia de negocios (BI) que funcionarán con estas bases de datos.
Para el software de contabilidad, la mayoría de ellos se ejecutan en bases de datos propietarias gratuitas o baratas para mantener sus precios bajos. Sin embargo, el rendimiento de estas bases de datos sufrirá un mayor tamaño de la base de datos.
Diferencias de integración
La fortaleza más destacada de ERP es su capacidad de integración con diferentes sistemas y aplicaciones del negocio.
Esto implica la integración de varios módulos dentro del ERP. Estos módulos pueden incluir fabricación, gestión de servicios, proyectos, etc.
Un buen ERP también tendrá la capacidad de integrarse con sistemas externos como el comercio electrónico, retail, Analíticos de Negocio, etc.
El software de contabilidad, sin embargo, a menudo carece de la capacidad de cambiar su estructura de base de datos o de crear conectores con sistemas externos.
Diferencias de costos
El software y el costo de implementación de ERP serán mucho más altos que el software de contabilidad debido a las siguientes razones:
Precio de software más alto
El software ERP es mucho más complejo en comparación con el software de contabilidad. La mayor inversión en I+D (Investigación y Desarrollo) requerida para el software ERP resultará en un mayor costo de licencia.
Duración de la implementación más larga
Debido a la mayor complejidad del software, un proyecto ERP requerirá una mayor calidad de los servicios de consultoría. El período de implementación también será más largo para un proyecto ERP. Por lo tanto, el costo de implementación de un proyecto ERP será mucho mayor que el software de contabilidad.
¿Cuándo se necesita un ERP?
Entonces, ¿cómo decide si su empresa necesita un sistema ERP o un software de contabilidad?
Cuándo invertir en un sistema ERP
Administracion más allá de su línea de vista
Tengo una simple “regla de oro” para decidir si su empresa necesita un sistema ERP. ¿Ha crecido su empresa de tal manera que necesita administrar más allá de su linea de vista?
El software de contabilidad debe ser suficiente para las necesidades de su negocio si puede identificar fácilmente el estado de las actividades empresariales clave en su empresa. Además, si su empresa tiene un bajo volumen de transacciones o operaciones más pequeñas, el software de contabilidad o incluso la externalización de su función de contabilidad es suficiente.
Sin embargo, si comienzas a notar los siguientes síntomas:
- Problemas frecuentes de entrega, como entrega incorrecta de artículos, cantidad incorrecta o incluso entrega perdida.
- Problemas de inventario como no poder obtener información de inventario precisa y actualizada.
- Desafíos en la obtención de costos de productos o proyectos, especialmente cuando hay una necesidad de realizar un seguimiento de los costos para reconocer los ingresos correctos a tiempo.
- Facturación retrasada o perdida y cobro de pagos.
- Necesita análisis e informes complejos de la información de su negocio y la planificación empresarial.
- Cuando la empresa no puede funcionar si usted o alguno de los dueños está fuera durante un mes.
Estas son algunas de las alarmas comunes para indicar que el software de contabilidad es incapaz de manejar el crecimiento de su negocio. Si estos problemas persisten durante meses, es hora de que considere invertir en un sistema ERP.
Integración
Si se siente cómodo con su personal extrayendo manualmente información de múltiples sistemas, es decir, comercio electrónico, punto de venta minorista, etc., e introduciéndolos en el software de contabilidad, puede seguir utilizando el software de contabilidad.
Sin embargo, si tiene un alto volumen de transacciones de su punto de venta minorista y comercio electrónico, pasar manualmente información de un sistema a otro puede ser un proceso doloroso.
También puede llevar mucho tiempo para su personal, reduciendo la productividad de su negocio a largo plazo. En este caso, ERP debe ser una solución que usted necesita investigar seriamente. Además, si necesita esta información de manera oportuna y centralizada, la necesidad de un sistema ERP será evidente.
ROI
El ROI del proyecto es el factor clave para decidir si su negocio debe cambiar a un sistema ERP.
Evalúe el costo del proyecto ERP con respecto a sus ahorros potenciales. Sus ahorros potenciales podrían ser de:
- Procesos empresariales como la automatización de tareas manuales mediante el ERP.
- Informes y análisis que necesita, pero que consumen demasiado tiempo o incluso son imposibles de generar a partir del sistema existente.
- Número de empleados que puede ahorrar o volver a implementar en otras funciones empresariales
¡Pero!
Como siempre, no todas las empresas necesitan un ERP.
La integración de algunos procesos empresariales puede no tener sentido
Es posible que algunas integraciones de procesos empresariales no tengan sentido, como la integración de la nómina en el sistema ERP. Hay dos razones para esto:
- Hay una falta de privacidad en el almacenamiento del salario detallado de cada empleado en una base de datos ERP. Los administradores a los que se permitió la base de datos ERP también pueden acceder a esta información confidencial.
- La mayoría de las veces, la necesidad de información detallada y la frecuencia de la integración no justifican el costo. Sin embargo, puede haber excepciones cuando esta integración tiene sentido, es decir, cuando es demasiado exigente realizar un seguimiento manual de las hojas de horas de su personal.
Implementación
La implementación es la clave para un proyecto ERP exitoso, no solo el software. Recuerde siempre que el proyecto ERP más caro es el que falló.
Costo a corto plazo frente a largo plazo
Compare el costo a corto plazo frente a su costo a largo plazo. Ahora puede ahorrar en sus costos mediante la implementación de un software ERP o contabilidad más barato. ¡Sin embargo, asegúrese de no terminar pagando por costos de operaciones más altos a largo plazo!
Hágalo solo cuando pueda pagarlo
El hecho de que existan subvenciones o subsidios gubernamentales no significa que debas apresurarte a un proyecto ERP.
Siempre tenga claro que los costos de un proyecto ERP incluyen tanto los esfuerzos necesarios para su empleado como el riesgo de ejecutar mal el proyecto.
Sólo hacerlo cuando esté seguro de que incluso sin las subvenciones o subsidios del gobierno, hay suficiente ROI para el proyecto ERP. Así que trata estas subvenciones y subsidios del gobierno como una bonificación.
Conclusión
En última instancia, si una empresa elige un software de contabilidad o un software ERP se reduce a la llamada de juicio de su gestión.
Pero para muchas empresas, los rendimientos de una buena implementación de ERP a menudo superan los esfuerzos y costos del proyecto ERP.
Una sabia selección de la solución ERP adecuada y la implementación de ERP de calidad siempre traerá el mayor retorno de la inversión a su empresa.
Si desea seguir comentando estos puntos y entender más sobre ERP, no dude en ponerse en contacto con nosotros
