¿ERP en la nube o local? En los últimos años, hay más opciones para adquirir soluciones de TI como Enterprise Resource Planning (ERP) disponibles.
Sin embargo, como ERP es una solución crítica para el negocio, la decisión puede tener un impacto significativo en el bienestar de una empresa. Este artículo intenta proporcionar algunos consejos para las empresas que buscan soluciones ERP y decidir si se debe utilizar ERP en la nube o en las instalaciones.
¿Es el ERP en la nube algo nuevo?
El debate de Cloud o On-Premise ERP no es nuevo. El primer ERP en la nube comenzó en 1998 con NetLedger.
¿Por qué ERP es diferente de otras soluciones de TI SaaS
Es esencial comprender lo que hace que el ERP en la nube (SaaS, Software as A Service) sea tan diferente de otras soluciones de TI en la nube o Saas como Office, CRM, Adobe Cloud, etc.
Implementación
Ya sea en la nube o en las instalaciones, los proyectos ERP requieren más servicios profesionales para implementar. Los buenos consultores de ERP necesitan entender los procesos de negocio y sus impactos en la contabilidad financiera de la empresa. Además, la gestión de proyectos es más crítica y desafiante. Los proyectos ERP involucran a muchas personas de diferentes departamentos con diferentes preocupaciones. Pueden surgir conflictos de intereses entre los usuarios durante la implementación del proyecto.
Al menos la mitad de los factores de éxito de un proyecto ERP depende de la calidad de su implementación. Es inusual y poco común escuchar de un proyecto fallido de Office365. Pero, ¿con qué frecuencia ha oído hablar de los desafíos del proyecto ERP? Los proyectos ERP rara vez son estándar, a diferencia de otras soluciones SaaS.
Personalización
La mayoría de los proyectos ERP, ya sea en la nube o en las instalaciones, implican cierto grado de personalización a través de la programación. Las soluciones de TI en la nube estándar, por otro lado, generalmente no son personalizables o requieren trabajos de programación menos extensos.
Misión Crítica
Puede tener su Office365 abajo durante 2 horas, y no le afectará significativamente, sin embargo, es una historia diferente si su sistema ERP está inactivo durante 2 horas, especialmente si usted está en el negocio minorista. A menudo, este último resultará en la pérdida de ingresos o un aumento de los costos.
Información crítica de las operaciones de la empresa
El ERP mantiene información crítica e histórica de la empresa y sus operaciones comerciales que tienen impacto legal, de operación y regulatorio. Parte de la información debe conservarse durante varios años para cumplir con las regulaciones gubernamentales.
¿Por qué los proveedores de ERP empujan para la nube?
Los proveedores de ERP promueven la nube por numerosas razones.
Demanda del mercado
El bombo y la creciente popularidad en Saas o soluciones de TI en la nube han impulsado la demanda de este tipo de soluciones, y los proveedores solo están atendiendo a esta demanda extendiendo esta tendencia al ERP.
Bueno para el precio de las acciones
Como es la tendencia ahora el ir a la nube, la venta de la versión en la nube del ERP induce un impacto positivo en el precio de las acciones de las empresas ERP.
Flujo de ingresos predecible
Una de las ventajas significativas de los ingresos en la nube para el proveedor es su previsibilidad y naturaleza recurrente. Es posible que algunos clientes locales no paguen por el mantenimiento anual de licencias y puedan seguir utilizando el ERP que compraron., sin embargo, si cancelan su suscripción SaaS, su acceso al ERP puede ser cancelado.
Opciones para CLOUD o LOCAL ERP: Cloud, Hybrid y On-Premise
Dependiendo del ERP, hay varias opciones para la entrega de la solución ERP, ya que el software y el hardware pueden tratarse por separado:
No todos los ERP ofrecen todas estas opciones, pero será bueno explorar los pros y los contras de cada opción cuando se encuentren disponibles. En nuestro caso, Microsoft Dynamics Business Central permite la instalación SaaS y On-Premise.
Qué debe considerar la empresa al decidir en Cloud ERP
Hay varias consideraciones cuando una empresa está evaluando si quiere su ERP en la nube (Saas), on-premise, o incluso híbrido.
Flujo de caja
El costo de un proyecto ERP incluye licencias de software, servicios de implementación profesional, hardware y alojamiento.
Analizar los impactos de las opciones en el flujo de caja proporcionará una mejor visión general de los pros y los contras.
Cloud ERP solo aligerará el impacto del flujo de efectivo de los costos de software y hardware, pero normalmente no los servicios profesionales. Esto se debe a que los servicios profesionales se cobran generalmente de acuerdo con los hitos del proyecto.
Las empresas también pueden considerar esquemas de financiación de proyectos ERP de empresas financieras que financiarán el costo de los proyectos de TI. Sin embargo, para las empresas que ya se enfrentan a desafíos de flujo de efectivo, la implementación de ERP puede no ser una solución adecuada. Es importante saber que ERP es una solución a medio y largo plazo y no resolverá los problemas a corto plazo de la empresa ni los fundamentos de la gestión de la empresa deficientes.
OPEX vs CAPEX
A menudo, el argumento de los proveedores de nube es que es mejor tener OPEX que CAPEX.
Más fácil de justificar a la administración
En algunas empresas, puede ser más fácil convencer a su administración de presupuestar una suscripción recurrente que presupuestar los gastos de capital de una sola vez.
Falta de TI interna
A diferencia de los ERP de nivel uno que están diseñados para una gran empresa con un gran equipo de TI, las soluciones ERP de tamaño mediano a pequeño suelen requerir muy poca participación de TI.
El alojamiento en la nube puede ser favorable para las empresas con recursos de TI limitados, aunque algunas empresas pueden optar por externalizar sus servicios de TI.
Precio de suscripción variable vs precio perpetuo fijo
Una de las partes menos predecibles de ERP en la nube es el futuro precio de suscripción. Los precios pueden aumentar durante un período de tiempo o resultar costosos cuando comienza a suscribirse a módulos más avanzados. La licencia perpetua se refiere a una empresa que compra la licencia ERP en lugar del modelo de suscripción, que tiende a ser fijo incluso para su mantenimiento anual de licencias en el futuro.
Efecto de bloqueo
Las empresas necesitan mantener registros contables durante 5 años. Esto significa que incluso si cambian a otro ERP o dejan de usar el ERP en la nube, tendrán que mantener los datos de ERP durante al menos 5 años para acceder a los registros contables históricos. Para el ERP en la nube, esto generalmente significa que tendrán que suscribirse a un número mínimo de usuarios durante 5 años para obtener acceso después de detener el uso del ERP para las operaciones diarias.
Cambio del costo de ERP
A diferencia de otras soluciones de TI Saas, la conmutación de ERP es costosa y requiere mucho tiempo. Por lo tanto, es importante determinar que el ERP que seleccione, ya sea en la nube o en las instalaciones, podrá satisfacer sus requisitos existentes y a largo plazo.
Limite el costo del fracaso del proyecto
Como el error del proyecto ERP no es infrecuente, algunas empresas consideran ir por la suscripción a la nube y solo comprar la licencia perpetua una vez que el proyecto tiene éxito. En otras palabras, la capacidad de su proveedor seleccionado para implementar un proyecto ERP exitoso es a menudo más importante que el software ERP.
Fácil de escalar hacia arriba y hacia abajo
Una de las ventajas de Cloud es su capacidad para escalar hacia arriba y hacia abajo, variando el número de usuarios de software y las instalaciones de alojamiento. Esto puede ser útil para algunas industrias como el comercio minorista cuando la demanda del ERP varía con el tiempo.
Limitación de la nube pública
Si su ERP está alojado en una nube pública, normalmente limita la personalización (programación) que puede realizar durante la implementación. Esto es similar a permanecer en viviendas públicas; no puedes simplemente cambiar el diseño de tu casa sin aprobación. Compruebe siempre si hay alguna restricción en el ERP alojado en la nube pública. Esto es especialmente importante si su solución ERP requiere un mayor grado de personalización o integración con otros sistemas externos. Si hay restricciones, una nube privada puede ser más adecuada para las demandas de su negocio.
Calidad de Internet
Cloud o SaaS ERP se ejecuta en Internet. ¿Tiene un plan B que su Internet debería estar inactivo mientras accede a su sistema ERP? Por ejemplo, ejecutar el ERP en un router móvil (3G/4G).
Pregúntate siempre esto, ¿cuál es el impacto en caso de que Internet esté inactivo durante 2 horas? ¿Mi negocio no se verá afectado o sufriría un costo innecesario?
Calidad de Internet
Ya sea en la nube o en las instalaciones, las empresas deben tener una perspectiva a largo plazo al tomar una decisión sobre ERP. Con tanta publicidad de marketing y charlas de ventas, es muy difícil para los usuarios con exposición limitada de ERP comprender las implicaciones de varias soluciones y opciones de ERP.
A veces, encontrar el ERP adecuado es más arte, suerte y confianza que ciencia. Puede leer nuestro artículo sobre» Cómo seleccionar ERP para pymes» sobre consejos para la selección de ERP. El artículo sobre “¿Es Cloud ERP adecuado para usted? » le ayudará a determinar si Cloud ERP es adecuado para usted.
Es posible que desee ponerse en contacto con nosotros para mayor información.