¿Cómo seleccionar el ERP
para pymes? (pequeñas y medianas empresas)
El INEGI clasificó que el 99.41% de las empresas de México como Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (PYME).
Según estudios de Microsoft, sólo el 57% de las PYME encuestadas dijeron haber oído hablar del término «transformación digital». Aquellos que están implementando activamente iniciativas digitales son optimistas sobre el impacto potencial que la transformación digital traerá a sus resultados.
El estudio también mostró que las PYME que adoptan la transformación digital esperan que los ingresos medios alcancen el 26 por ciento.
El núcleo de cada «transformación digital» es la Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Es una columna vertebral esencial de todo esfuerzo de transformación digital. Es inútil tener un sistema de comercio electrónico exitoso sin una operación eficiente y un proceso financiero para manejar la inundación de pedidos.
Es comprensible que a menudo sea difícil para las PYME seleccionar e implementar ERP con éxito.
En algunos aspectos, es especialmente difícil para las empresas PYME la selección de su ERP.
Desafíos para las pequeñas
y medianas empresas (PYME)
Las PYME a menudo se enfrentan a desafíos únicos que, a diferencia de las empresas más grandes, cuando seleccionan e implementación su ERP.
- Falta de recursos de Tecnología de la Información
(TI): difícil de contratar personal de TI de calidad y aún más difícil retenerlos. Por lo tanto, el sistema ERP debe ser fácil de mantener. - Recursos Financieros Limitados – Por lo tanto, el proyecto ERP de millones de dólares está fuera de cuestión.
- Entorno empresarial que cambia rápidamente: las pymes deben ser flexibles en las operaciones, por lo que un ERP grande y rígido que tarda años en implementarse no funcionará.
- Falta de economía de escala para lograr el retorno de la inversión: con ingresos más pequeños, el efecto multiplicador de las tecnologías será más limitado que en empresas más grandes.
- Procesos de negocio complejos manejados por pocos colaboradores – Y sin embargo, los procesos de negocio de las PYME a menudo no son mucho más simples en comparación con las empresas más grandes. Debido a la fuerza laboral más pequeña, es aún más importante ser eficiente.
¿Cómo sabe la PYME que necesita un ERP?
¿Cómo sabe que necesita un sistema ERP? Voy a simplificar esto en dos puntos.
Administracion más allá de la línea de visión
Las PYME a menudo comienzan con un emprendedor o socios. Por lo general, son personas muy prácticas que conocen todos y cada uno de los asuntos comerciales y operativos de la empresa. El equipo a menudo comenzó pequeño, y en una mirada sobre la oficina, los empresarios a menudo pueden obtener información rápidamente.
Sin embargo, cuando la empresa comience a crecer, el control y la gestión del negocio se volverán más desafiantes. Usted tiene que idear una nueva forma de gestionar los negocios y las operaciones que han crecido más allá de su línea de
visión. Habrá más errores y retraso de información. Y, usted comenzará a tener miedo de que las cosas se salgan de control.
Ahora, es cuando necesita buscar en las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP).
Servicios Contables externos
Si está utilizando la contabilidad externa y el negocio puede limitarse a los tiempos de su contador, y no le importan tener sus datos con diferentes niveles de servicio, puede seguir utilizando a su contador externo. Probablemente puede hacerlo con Excel u otras soluciones más sencillas.
Las empresas medianas necesitan ERP. Las empresas más pequeñas solo pueden necesitar software de contabilidad. Es posible que desee leer el artículo sobre «Diferencias entre el software de contabilidad y ERP« para mayor referencia.
Las PYME que consideren la planificación de recursos empresariales para su empresa deben comprender qué beneficios les aportará el ERP.
¿Cómo seleccionar ERP para pymes?
Entonces, ¿Cómo seleccionar un ERP que se adapte a sus necesidades?
El gran ERP que cuesta millones, no es opción.
Esta consideración es directa. Si calcula el ROI (Retorno de inversión) del proyecto, comprenderá por qué el ERP más extenso que cuesta millones y tarda años en implementarse no estará en su lista de preselección.
El ERP es un multiplicador, entre más grande sea su empresa, mayor será el impacto
Tendrá el ROI para seleccionar el ERP más completo si los ingresos de su empresa son más altos.
Piensa en grande, comienza pequeño y progresa lentamente hacia la solución perfecta
Cuando sea posible, considere su plan para los próximos 5 a 10 años. Seleccione siempre un ERP que eventualmente pueda crecer y expandirse para apoyar lo que desea hacer en los años venideros.
Muy a menudo, las empresas que implementaron una solución ERP barata, tendrán que pasar por el doloroso cambio en unos cuantos años, para implementar un ERP más avanzado.
Todo se trata de Personas, personas
Involucre a las personas adecuadas, no solo a TI. ERP no es un proyecto de TI.
Involucre a sus personas clave en la selección e implementación. Las personas adecuadas harán que la gestión del cambio sea más manejable.
El Propietario de Negocios/Administración Senior debe ser el LIDER
Más del 50% de los proyectos con problemas que encontré a lo largo de los años, se debe a que no tuvieron una participación de la alta dirección. Dado que este es un proyecto crítico, no se lo deje a sus gerentes más junior.
Diseñar un flujo de demostración
La selección de ERP no es tan complicada como parece. Pero los usuarios a menudo se dejan llevar cuando los proveedores de ERP comienzan a mostrar las «monerías».
Dibuje un flujo de demostración utilizando algunos de sus escenarios empresariales clave con algunos de sus datos de ejemplo. Pida a los proveedores que le muestren cómo su sistema ERP ejecuta su flujo de demostración.
Este método le dará una experiencia casi real del sistema de acuerdo con sus operaciones comerciales.
Establezca objetivos claros y enumere lo que desea resolver
Establezca objetivos claros de lo que desea lograr con su proyecto ERP. Trate de mantener estos objetivos a lo largo del proyecto. Estos objetivos le ayudarán a controlar el alcance del proyecto y minimizar el exceso de presupuesto.
Enumere los problemas que está tratando de resolver con el ERP y expándalos a criterios de evaluación.
Comience con Microsoft para PYME
Para ERP de tamaño mediano, es obvio que Microsoft Dynamics 365 Business Central (anteriormente conocido como Navision) está dominando actualmente los mercados de Europa y Norteamérica. Cuenta con el mayor grupo de socios de implementación, recursos de consultoría y base de usuarios. Microsoft Dynamics 365 Business Central es uno de los excelentes ERP de PYME con los que podría comenzar para la evaluación. Desde allí, puede expandirse a otras soluciones ERP para incluir en su evaluación.
Propuesta integral
Asegúrese de que la propuesta tiene un desglose detallado, que está incluido y que no lo son. No acepte una propuesta de suma global sin desglose. Haga preguntas si no entiende.
La propuesta debe ser clara sobre cómo se implementará y gestionará su proyecto. La gestión de proyectos es esencial, no solo los servicios de consultoría.
Es crucial poner todo el acuerdo por escrito, ya sea en la propuesta o en el correo electrónico.
La implementación es LA clave
A menudo encuentro que los proyectos ERP problemáticos, seleccionaron el ERP adecuado, pero descuidaron la implementación. Es muy probable que la falta de gestión de proyectos ocurriera en estos proyectos. La reducción en la gestión de proyectos se debe probablemente a la necesidad de reducir los costos de implementación que hacen que los proveedores de ERP reduzcan sus costos.
Minimizar la personalización
Casi todos los proyectos ERP problemáticos fueron innecesariamente personalizados. Algunas empresas no lograron gestionar las expectativas de los usuarios. Pero a veces las pesadas personalizaciones se debieron a consultores incompetentes. A menudo, algunos proveedores cotizan el precio inicial más bajo y tratando de recuperar el dinero. O peor aún, los proveedores de ERP intentan intencionalmente hacerlo indispensable para que el cliente no pueda cambiar a otros proveedores.
No está mal tener alguna extensión de personalización en el proyecto ERP. Pero tenga cuidado de evitar la personalización que altera el flujo principal del software ERP. Estos a menudo conducen a la inestabilidad y problemas a largo plazo.
Confíe en su proveedor seleccionado
Visite y hable con los clientes del proveedor de ERP, especialmente aquellos que se habían implementado en el último año. Haga preguntas para entender cómo se implementó el proyecto, qué les gusta y qué no les gusta.
Después de seleccionar el proveedor, confíe en el proveedor ERP seleccionado. Si no confía en el proveedor, piénselo dos veces antes de firmar la propuesta.
No intente apretar o aprovecharse de su proveedor ERP seleccionado. Este comportamiento sólo dejará a ambas partes en una experiencia amarga y relaciones agrias. Dificultará la aplicación y el apoyo futuro.
En realidad, usted es nuevo en ERP, y el proveedor está haciendo esto día a día, ¿qué tan probable cree que se beneficiará en última instancia al comportarse de esta manera en su proyecto ERP?
Conclusión
La selección e implementación de ERP no es una ciencia perfecta. A menudo es más un arte.
Sin embargo, la naturaleza crítica del proyecto ERP dicta que la alta dirección ponga su atención y esfuerzo para asegurar que se seleccione un ERP adecuado. Debe apoyar el crecimiento futuro de la empresa y lograr el retorno de la inversión necesario.