Excel vs ERP: Tan diferente como la noche y el día
Desde su lanzamiento en 1985, Microsoft Excel ha sido el software de administración de negocios de referencia que los ejecutivos de todo el mundo utilizan para almacenar y administrar sus datos operativos diarios.
Sin embargo, el reconocimiento de la marca y la longevidad sólo puede tomar una aplicación hasta ahora. En los 36 años que siguieron, otras soluciones han superado a Excel en términos de seguridad, eficiencia y rendimiento. Esto incluye plataformas ERP que centralizan, organizan, automatizan procesos y datos en toda la empresa.
En el debate Excel vs ERP, este último emerge como el claro ganador. Hoy, estamos compartiendo algunas razones clave:
Excel vs ERP: Las deficiencias de Excel ¿Por qué debería considerar pasar de “sistemas en Excel” a un sistema ERP? veamos algunas diferencias importantes:
Alto potencial de errores humanos
Técnicamente, cualquier sistema utilizado por los seres humanos es vulnerable a algún grado de error del usuario. Sin embargo, si alguna vez ha intentado durante horas manipular una hoja de cálculo de Excel, sabe que el software es especialmente propenso a errores del usuario.
De hecho, según la investigación, más del 90% de las hojas de cálculo contienen errores. La mayor parte de esto se debe al simple hecho de que Excel no está integrado o centralizado.
Por lo tanto, incluso si varios departamentos de su organización requieren los mismos datos, es probable que usen hojas de cálculo diferentes. Esto es más que frustrante y consume mucho tiempo. También agrava el potencial de errores, que se convierte en un riesgo cada vez que un usuario rellena
una celda.
Falta de control centralizado
El software ERP crea una única fuente unificada de verdad basada en datos confiables. Solo hay una versión de la información, y todos los usuarios tienen acceso a ella en tiempo real.
Este no es el caso de Excel, donde es fácil para los empleados realizar cambios en una hoja de cálculo, guardarla como una nueva versión y comenzar a compartirla. Esto hace que sea casi imposible saber si sus equipos están trabajando a partir del conjunto de datos correcto, o si incluso es preciso y actualizado.
A veces, los riesgos asociados son sólo menores. Otras veces, las inexactitudes pueden ser perjudiciales. Este es especialmente el caso cuando se trata de la producción o de la gestión de la cadena de suministro, donde el trabajo con datos antiguos o propensos a errores podría deshacerse de toda su operación. Esta es la razón por la que en la producción el software ERP es esencial
Esfuerzo que consume mucho, mucho tiempo
Rara vez una hoja de cálculo de Excel es rápida de manipular. En su lugar, la mayoría son docenas, si no cientos, de líneas de largo, con la entrada del usuario necesaria para casi todas las celdas.
Cada vez que sus equipos necesitan crear un nuevo reporte, se les indica que hagan una nueva hoja. Esto es cierto incluso si están trabajando desde una plantilla. Por lo tanto, la única manera de administrar eficazmente su inventario, por ejemplo, es encargar a alguien que actualice manualmente los datos de forma regular, con el aumento de horas-hombre que esto lleva.
Luego, está el problema de eliminar accidentalmente una hoja de trabajo importante. Si alguna vez ha hecho clic en el botón equivocado o arrastrado el archivo equivocado a la papelera, sabe que la recuperación de archivos puede tardar una eternidad, si es que puede lograrlo. Lo mismo se aplica a los bloqueos del sistema que eliminan sus archivos si no pudo guardarlos.
Difícil de colaborar
Claro, puede compartir un archivo de Excel por correo electrónico o cargarlo en una ubicación compartida en la nube, como OneDrive. Sin embargo, en su mayor parte, estas hojas de cálculo se manejan por separado del resto de su organización.
Incluso si su empresa tenía visión de futuro e invirtió en una versión móvil o basada en la nube de la suite Office (ahora Microsoft 365), la colaboración todavía no es perfecta. Por ejemplo, el sistema puede congelarse si varios usuarios intentan acceder a una hoja de trabajo al mismo tiempo.
Por el contrario, la colaboración es la característica principal del software ERP. Con una plataforma ERP en la nube, toda su fuerza de trabajo puede colaborar con facilidad, incluidos los trabajadores tanto en el sitio como remotos.
Información de datos desactualizada
Si se produce un cambio, una hoja de cálculo de Excel no se actualizará automáticamente.
Mas bien, un empleado debe entrar en el archivo y hacer los cambios necesarios. Esto puede conducir a la pérdida de datos o entradas de datos duplicados.
Un sistema ERP proporciona información de datos en tiempo real, visible al instante a través de un panel central. De esta manera, los usuarios pueden buscar y encontrar fácilmente la información que necesitan y luego compartir esos conocimientos entre departamentos.
Hacer el cambio del Excel a ERP
¿Está su empresa preparada para cambiar de Excel a una plataforma ERP integrada? Antes de elegir a su proveedor de ERP y comenzar la implementación, hay algunas decisiones a tomar, primero:
- Considere sus procesos “actuales” de datos
Comience por mapear los procesos de datos que sus empleados siguen actualmente.
¿Cómo capturan información? ¿Dónde la almacenan?
Considere los diferentes tipos de información que están recopilando, así como la forma en que la están utilizando.
Es posible que haya estado siguiendo procesos que se pusieron en marcha hace años, pero que ya no satisfacen sus necesidades actuales. Las ineficiencias y los puntos débiles a lo mejor se volverán evidentemente obvios, y este es un momento ideal para abordarlos.
- Deténgase y revise la cantidad de datos necesarios
¿Necesita transferir todos sus datos de Excel a ERP, o puede reducirlos?
Es posible que pueda dejar algunos datos históricos, liberando espacio y tiempo. Si descubre que necesita datos adicionales una vez que la migración ha terminado, siempre puede agregarlos más tarde.
- Planificar la transferencia masiva o gradual de datos
Para algunas empresas, tiene sentido completar una transferencia masiva de datos. Sin embargo, a la mayoría les resulta más fácil y beneficioso completar este proceso gradualmente.
La única excepción sería si sus equipos necesitan acceso constante a todos sus datos, incluso durante toda la fase de transición.
Como equipo de proyecto, haga una lluvia de ideas sobre qué enfoque es el mejor y cómo lo abordará.
¿Es hora de repensar su software de administración empresarial?
Si todavía confía en Excel para manejar las actividades diarias de su equipo interno, es hora de considerar una implementación de un nuevo ERP (Especialmente en la nube).
Si bien Excel puede ser útil en algunos casos, no ofrece ni de lejos el ancho de banda que puede disfrutar con un sistema ERP.
Al comparar Excel vs ERP, se hace obvio que ERP gana en términos de confiabilidad de datos, control de usuario y colaboración empresarial. Si está listo para hacer el cambio, nuestros consultores pueden ayudarle. Solicite una consulta gratuita a continuación.