Reinvente cómo mide el rendimiento empresarial para adaptarse más rápido, trabajar de manera más inteligente y rendir mejor
Esta información es para ti si…
- Desea obtener más información de los sistemas empresariales, pero no es científico de datos.
- Está buscando comprender más sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) líderes y basados en resultados.
- Necesita un marco para innovar a través de mejoras incrementales mediante la implementación de un marco para la optimización continua de los procesos de negocio.
La disrupción está ejerciendo cada vez más presión sobre los líderes que dirigen pequeñas y medianas empresas (PYMES). Los nuevos competidores que ofrecen nuevos modelos de negocio o productos y servicios innovadores adicionales están entrando en el mercado más rápido que nunca. Atrás quedaron los días en que tu única competencia estaba en la ciudad. En el mundo digital de hoy, los consumidores tienen acceso a productos y servicios a nivel mundial, cambiando continuamente sus expectativas sobre calidad, disponibilidad, precio y cómo quieren hacer negocios con usted.
El éxito empresarial requiere que reconsidere cómo opera fundamentalmente, no solo hoy sino mañana y todos los días después de eso. Las organizaciones que prosperan dominan el cambio utilizando un marco de continuidad y resiliencia del negocio que impulsa la agilidad empresarial y la innovación continua.
Todos los marcos estratégicos notables comienzan con la forma en que puede medir los resultados comerciales. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) empresariales tradicionales se centran en cuatro dimensiones críticas:
- Beneficio
El seguimiento de sus resultados finales o ganancias financieras siempre será necesario.
- Rentabilidad
Es esencial saber qué tan eficiente es la empresa para convertir las ventas en ganancias o rastrear los márgenes y siempre trabajar hacia operaciones lean (hacer más con menos)
- Tasas de crecimiento
La continuidad del negocio requiere que tenga visión de futuro y siempre busque innovaciones que aceleren el crecimiento, incluso durante una crisis.
- Riesgo y rentabilidad
Las empresas con margen delgado son las más riesgosas, ya que no pueden soportar una recesión económica por mucho tiempo. Por supuesto, los inversores esperan mayores rendimientos cuanto mayor sea el riesgo.
Si bien las cuatro dimensiones anteriores siempre serán críticas para el éxito empresarial, estos KPI no lo ayudan a comprender qué tan rápido puede adaptarse a la disrupción. Tampoco proporcionarán un marco para ayudarlo a medir la innovación continua de procesos, productos o servicios. Este articulo le presentará los KPI que lo ayudarán a medir la agilidad del negocio y la optimización de los procesos de negocio.
Indicadores clave de rendimiento (KPI): ¿Qué son? ¿Y por qué los necesito?
El principio «lo que se mide se gestiona» dicta que, al examinar un proceso, no solo puede comprenderlo mejor, sino que también puede encontrar formas de mejorarlo o volver a encarrilarse si sabe de antemano cuándo está fuera de curso.
Los KPI le ayudan a medir el rendimiento estratégico, financiero y operativo en comparación con un conjunto de metas, objetivos o puntos de referencia de la industria. Sin embargo, muchos líderes de pymes solo se centran en los KPI que miden los resultados comerciales, lo que significa que solo saben si no alcanzaron el objetivo después de que es demasiado tarde para corregir el rumbo. Los resultados empresariales o los KPI rezagados son esenciales para comprender el rendimiento; sin embargo, se crea un marco para medir la agilidad y la optimización continua de los procesos mediante el seguimiento de los indicadores principales.
El uso de un marco que ofrezca una combinación de resultados y KPI líderes lo ayudará no solo a realizar un seguimiento del rendimiento financiero, sino también a:
- Enfocar y motivar a los empleados para entregar resultados o resolver problemas críticos
- Refuerce su visión de negocio y las promesas de los clientes
- Proporcionar un sistema de alerta temprana que reduzca el riesgo
- Fomentar la innovación y la mentalidad de crecimiento, la cultura basada en datos
- Impulse la optimización continua de procesos no solo para reducir costos y mejorar los márgenes, sino también para eliminar los puntos de fricción y crear experiencias óptimas para empleados, clientes y proveedores.
Qué medir para la agilidad y la optimización continua de los procesos de negocio
Indicadores (rezagados) clave de rendimiento de resultados
demuestre si ha alcanzado una meta, meta u objetivo establecido dentro de un período específico. Los ejemplos incluyen ingresos, ganancias, rentabilidad, tasas de satisfacción del cliente, tráfico del sitio web, tasas de conversión de clientes potenciales, etc. Los indicadores de resultados, por definición, son definitivos cuando se obtienen. Los indicadores rezagados están orientados a los resultados
Principales indicadores clave de rendimiento
son mediciones predictivas que muestran cuál será un resultado en el futuro si la tendencia continúa al ritmo actual. Con los indicadores principales, puede realizar cambios ajustando los procesos o las inversiones que lo vuelven a encarrilar para alcanzar su objetivo o resultado deseado. Los indicadores adelantados están orientados a los resultados. Una pregunta clave para hacer es: «¿Qué procesos, pasos o habilidades puedo medir para lograr el resultado objetivo?» Por ejemplo, si su promesa al cliente se centra en devoluciones fáciles, mediría el tiempo de su ciclo de devolución o cuánto tiempo le toma a un cliente devolver un producto. Si bien la tasa de satisfacción del cliente sería el KPI de resultado, el tiempo de devolución del cliente sería un KPI líder que garantiza el éxito.
1 Adaptarse más rápido:
Medición de la agilidad empresarial y optimización continua de procesos
Harvard Business Review anunció que la adaptabilidad era la nueva ventaja competitiva en 2011 y desde entonces, palabras de moda como agilidad empresarial nos han inundado. Sin embargo, para las pymes, la capacidad de ajustarse y adaptarse, especialmente en tiempos de volatilidad, es fundamental para la supervivencia. La agilidad debe ser algo más que un concepto; debe integrarse en el ADN de su organización. Eso solo es posible si utiliza los KPI líderes adecuados para mantener a todos enfocados en la velocidad de hacer negocios y cuánto tiempo le lleva implementar cambios en el modelo de negocio.
Adaptabilidad del modelo de negocio
Las industrias, los clientes y los mercados cambian. Incluso dónde y cómo trabajamos está cambiando rápidamente. Al igual que sus estrategias comerciales, metas, objetivos, servicios y productos. La capacidad de diversificar, escalar y cambiar rápidamente sus modelos de negocio es una ventaja competitiva en cualquier mercado. Como el cambio es constante, también deberían cambiar continuamente las métricas que utiliza para medir la adaptabilidad del negocio.
Algunas preguntas para determinar lo que debe medir:
- ¿Qué tan fácil es para usted hacer cambios en su modelo de negocio actual? ¿Cuánto tiempo se tarda en configurar una nueva empresa, cliente, crédito para un cliente, proveedor, empleado, estructura de precios, producto, servicio, moneda, etc.?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar su sitio web, SEO o publicidad en medios pagados?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en contratar a un nuevo empleado? ¿Cambiar los planes de compensación o beneficios? ¿Cambiar los roles y la jerarquía de su organización?
- Comprender los tiempos de velocidad del proceso anteriores lo ayudará a medir qué tan rápido puede cambiar, pero también querrá centrarse en qué tan abierta está su gente al cambio.
- ¿Qué tan capacitados están sus empleados para recomendar cambios en los procesos o probar nuevos enfoques en sus roles? ¿Con qué frecuencia se crean los objetivos de los empleados (OKR)?
- ¿Con qué frecuencia lleva a cabo la planificación estratégica?
- ¿Cuál es el Cociente de Adaptabilidad (AQ) de sus empleados? ¿Con qué rapidez adoptan los desafíos inevitables a medida que surgen dinámicas cambiantes y su empresa necesita hacer cambios estratégicos?
- ¿Puede volver a capacitar a los empleados e incorporarlos rápidamente a nuevos roles en lugar de contratar nuevos talentos a medida que cambia su negocio?
Disponibilidad de efectivo
En tiempos de crisis, el flujo de caja es el rey y crítico para la supervivencia. A menudo se cita como la razón principal por la que las pequeñas empresas fracasan. El seguimiento de su relación rápida lo ayudará a ver rápidamente si su efectivo, valores y el dinero que espera tener pronto (sus cuentas por cobrar) son suficientes para cubrir sus pasivos. También le mostrará si necesita pivotar sus inversiones actuales o si tiene el dinero para implementar los cambios necesarios para responder a la interrupción.
Para calcularlo, agregue efectivo, valores negociables y cuentas por cobrar y divida por pasivos corrientes. Por ejemplo, si tiene $25,000 en efectivo, $15,000 en cuentas por cobrar y $10,000 en pasivos corrientes, su cálculoes:
($25,000 + $15,000) ÷ $10,000 = 4
Si su relación rápida es de uno o más, tendrá suficiente efectivo y activos líquidos para cubrir las facturas pendientes. Una proporción rápida de menos de uno significa que debe ajustarse para cubrir sus pasivos actuales
Afinidad y sentimiento de marca
Comprender las opiniones, actitudes y conexiones emocionales de sus clientes con su marca se denomina sentimiento de marca. Este indicador principal puede ayudar a informar cómo le está yendo en términos de la experiencia de su cliente, la calidad del producto, la competitividad de precios y la lealtad. Puede llevar algún tiempo cambiar las percepciones de la marca, por lo que comprender qué tan rápido y qué motores lo ayudan a mejorar estas métricas se relaciona con su adaptabilidad. Si bien los cambios en sus precios, calidad y proceso de compra pueden llevar más tiempo, puede utilizar las redes sociales, las recompensas y el marketing para impactar el sentimiento de su marca y aumentar las ventas. Hay herramientas disponibles para medir el sentimiento de marca a partir de los comentarios de los clientes en las plataformas de redes sociales; sin embargo, también puede utilizar análisis de su sitio web. Formas de medir:
- Métricas de tráfico web, tiempo dedicado al sitio web o visualización de contenido en canales sociales
- Encuestas directas a su cliente: mediante una herramienta como Dynamics 365 Customer Voice
- Revisar las interacciones en tus canales de redes sociales
- Ejecutar promociones, campañas sociales o programas de recompensas
2 Trabaje de manera más inteligente:
Seguimiento de la productividad
Comprender cuánto tiempo tardan las personas en realizar tareas específicas y la efectividad o precisión del trabajo puede ayudar a garantizar el éxito de los empleados. También es vital entender si sus sistemas de negocios están afectando la productividad de su gente. Mantener el pulso en su infraestructura de red, el rendimiento de las aplicaciones y el tiempo de actividad del sistema garantizará que su personal pueda hacer su mejor trabajo, incluso cuando trabaje de forma remota.
Objetivos y resultados clave (OKR)
Si bien no es por definición, un KPI líder, asegura que todos en su organización se centren en la entrega de objetivos que se vinculen con su visión comercial y las promesas a los clientes, es la clave para trabajar de manera inteligente. Los OKR también proporcionan un marco claro de rendimiento de los empleados que también puede atraer el talento adecuado a su negocio.
Las personas con talento quieren trabajar para que las empresas impacten y hagan crecer sus carreras más rápido. Al identificar el mejor resultado posible para cada rol, crea claridad en torno a una imagen de éxito. También alinea cada rol con el impacto, lo que hace avanzar su negocio.
Puntuaciones de productividad y rendimiento de las aplicaciones
Muchos proveedores de aplicaciones a menudo prometen mejorar la productividad; sin embargo, históricamente ha sido difícil de medir. La Puntuación de productividad de Microsoft proporciona visibilidad de dónde puede mejorar las personas, la tecnología y las experiencias en el lugar de trabajo.
Si bien la Puntuación de Productividad mide la efectividad de las aplicaciones de Microsoft 365, la mayoría de las aplicaciones empresariales también proporcionan información sobre el rendimiento del sistema. Mantenerse enfocado en la optimización continua del rendimiento de las aplicaciones asegurará que su personal esté capacitado para hacer más en menos tiempo.
También puede medir cuánto tiempo tardan los empleados o equipos individuales en completar tareas específicas, como llamadas de ventas y servicio, entrada de pedidos, ensamblaje de productos, selecciones de inventario, etc. Al ayudar a los empleados a realizar un seguimiento de la productividad individual, puede identificar dónde se puede requerir capacitación adicional o hacer que los mejores profesionales compartan las mejores prácticas en todo el equipo. También puede ayudarlo a identificar mejores formas de configurar paneles y diseños de aplicaciones o dónde puede necesitar cambiar procesos o agregar automatización.
El éxito del proyecto y el índice de rendimiento de costes (IPC)
Para las empresas intensivas en proyectos, la forma en que gestiona el trabajo es fundamental para mejorar la rentabilidad. Por supuesto, la puntualidad, el presupuesto, la calidad y la efectividad son vitales para medir, el número de devoluciones, los proyectos cancelados, la utilización facturable y las solicitudes de cambio. Sin embargo, un indicador adelantado que lo ayudará a determinar si es probable que termine el proyecto por debajo o por encima de los costos esperados es el Índice de Rendimiento de Costos (IPC):
IPC = Valor ganado / Costos reales
(cuánto trabajo de proyecto se ha completado al costo especificado) / (lo que se ha pagado en el proyecto)
- Desempeñarse mejor:
Indicadores para realizar un seguimiento de los tiempos de ciclo de los procesos clave del negocio
Si bien este articulo describió métricas vitales de rendimiento empresarial en la introducción, esta sección se centra en el tiempo de proceso o los tiempos de ciclo que se pueden medir para obtener indicadores principales que se vinculen con los KPI de resultados.
La pregunta que debe hacerse aquí es: ¿cómo mejoramos el rendimiento operativo para ofrecer mejores resultados a los clientes, proveedores y empleados? ¿Y cómo optimizamos los procesos para reducir costos y aumentar el rendimiento financiero?
¿Qué indicadores nos ayudarán a predecir si estamos en camino de cumplir con los objetivos de ingresos, margen bruto o crecimiento?
Consejo:
Tómese el tiempo para crear mapas de excelencia operativa, que impulsan la optimización continua de los procesos comerciales. Estos mapas proporcionan representaciones visuales de sus procesos operativos, por ejemplo, sus flujos de trabajo de contratación, adquisición, adquisición de clientes o informes financieros.
Al mapear sus operaciones actuales, obtendrá una mejor comprensión de cómo funciona su negocio para identificar cuellos de botella, ineficiencias y oportunidades para servir mejor a sus clientes.
Los KPI que seleccione para medir los procesos en esos mapas serán sus indicadores principales. Le proporcionamos las mejores prácticas por departamento aquí.
Ejemplo de mapa del proceso de adquisición a pago
- Paso 1: Crear solicitud
- Paso 2 Aprobación de la solicitud
- Paso 3 Crear una orden de compra (oc)
- Paso 4 Aprobación de oc
- Paso 5 Recibir mercancías
- Paso 6 Aprobación de facturas
- Paso 7 Pago del proveedor
Finanzas
- Tiempo necesario para el cierre del mes
- Tiempo necesario para el cierre del año
- Puntualidad de los informes financieros: qué tan rápido puede proporcionar detalles financieros cuando se realizan consultas.
Recursos humanos
- Tiempo para realizar una contratación
- Costo de cada contratación
- Tiempo para impactar (¿)
- Ciclo de revisión del Rendimiento
Ventas
- Ciclo de ventas promedio
- Tiempos de respuesta a los clientes potenciales
- Días para el cierre de las oportunidades
- Tiempo de procesamiento de crédito
Servicio al cliente
- Resolución de primer contacto (FCR)
- Tiempo para resolver el conflicto de servicio al cliente
- Tiempo para hacer una devolución
Producto
- Tiempo para desarrollar un producto para salir al mercado
- Tiempo de fabricación (ensamble)
- Disponibilidad (tiempo de envío)
Inventario y cadena de suministro
- Ciclo de tiempo de venta a cobrado
- Tasa de pedidos perfectos
- días promedios de cobranza
Compras o Adquisiciones
- Ciclo de adquisición a pago al proveedor (solicitud colocada, proveedor seleccionado, orden de compra emitida, documento de recepción registrado, factura recibida, factura conciliada, cheque de cuentas por pagar enviado)
Gestión de proyectos
- Índice de rentabilidad
- Número de modificaciones por proyecto
- Número de cambios de personal
Almacenamiento y fabricación
- Porcentaje de pedidos completados con existencias propias
- Puntualidad de envío (número de pedidos que se están completando y enviando de acuerdo con las fechas de entrega)
- Tiempo de inactividad (cantidad de tiempo entre los artículos que se recogen, generalmente debido a la distancia entre las ubicaciones de los contenedores, plantas o almacenes)
- Tasas de rotación (cuánto tiempo permanecen los productos en los almacenes)
El seguimiento de las ganancias, la rentabilidad, las tasas de crecimiento y la relación de riesgo y rendimientos siguen siendo la columna vertebral del seguimiento de los KPI, de hecho, una necesidad. Ir un nivel más profundo y agregar los KPI que pueden ayudar a que su negocio evolucione más rápido es la clave para que las PYMES se mantengan ágiles y rentables en el mercado actual.
Este articulo le presentó los KPI que pueden ayudarlo a medir la agilidad del negocio y la optimización de los procesos comerciales, brindándole las herramientas que necesita para medir continuamente su innovación de procesos, productos y servicios mucho antes de que alcancen sus KPI finales.
Medir los KPI correctos puede garantizar que su negocio adopte la agilidad como algo más que un concepto, al integrar la capacidad de adaptarse al tejido de su organización. El uso de los KPI correctos mantendrá a todos enfocados en la velocidad de hacer negocios y ofrecer resultados óptimos a sus clientes. Esto solo es posible si tiene la herramienta correcta para rastrear datos en todo su negocio y medir los principales KPI y de los resultados correctos.
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