Esta vez la vuelta al trabajo después de vacaciones no va a ser igual a la de otros años... De hecho, muchas empresas no saben aun cuándo podrán volver a abrir sus oficinas y tener a sus empleados en ellas de forma presencial. Pero una cosa está clara, la vuelta a la oficina real o en formato teletrabajo después de un periodo de desconexión es inevitable.
Los expertos afirman que “el periodo de adaptación tras la vuelta a la rutina puede durar entre 1 y 2 semanas”. Por esta razón debe hacerse con calma, actitud positiva y sin perder los nervios. Todos estamos en esta situación antes o después.
Como Director Comercial puede que notes que a alguno de comerciales del equipo se les está haciendo más cuesta arriba; falta de ganas, poca productividad o incluso con síndrome postvacacional. No pasa nada. Es muy común puesto que se modifican las horas de sueño y el cambio en los horarios, entre otras causas. Has de dar tranquilidad y poco a poco, con el paso del tiempo, todos se acaban adaptando otra vez a la rutina laboral.
Lo más importante es que el primer día se lo tomen con calma y afronten la jornada laboral poco a poco:
- Preparación previa (el día antes, si es posible).
- A primerísima hora: ponerse al día con lo ocurrido mientras has estadofuera.
- Retomar las tareas pendientes que dejaste antes de irte.
- Organizary establecer los objetivos de la semana para ir cogiendo ritmo.
- Reunirse con el equipo para hablar de próximos pasos.
- Ser Pensarque no todo el mundo tiene un trabajo al que volver...
¡No te olvides! El día tiene 24h. Una vez acabada tu jornada laboral es importante desconectar y dedicar el tiempo a la familia, amigos y actividades deportivas.
COVID-19 y la vuelta a la oficina
Es evidente que la vuelta a la oficina va a hacerse de forma muy gradual pero tarde o temprano muchas empresas han de volver a funcionar con trabajadores presenciales. Durante esta crisis sanitaria, los equipos de ventas que ya estaban digitalizados han podido trabajar y comunicarse con el equipo y clientes a distancia. Pero hay muchos otros que han tenido que implementar herramientas a marchas forzadas para conseguir lo mismo. No ha sido una situación buena para las ventas, pero sí que ha sido muy importante para estar cerca del cliente (desde casa) y para continuar formándose.
Por ello, es importante tomar unas medidas que a primera vista pueden parecer evidentes, pero con el paso del tiempo no nos damos cuenta de lo importante que son mantenerlas y prevenir a toda costa cualquier situación delicada ya sea en la oficina, en casa o en la calle.
- Favorecer el teletrabajo en la medida de lo posible evitando así la movilidad no imprescindible de los empleados.
- Evitar reuniones de más de 4-5 personas y el contacto físico.
- Habilitar un espacio para la higiene de manos con gel hidroalcohólico.
- Reforzar la limpieza del espacio de trabajo (en especial escritorios, mesas, mostradores, teléfonos, espacios comunes…etc.)
- Separación de 2 metros entre trabajadores / ya sea delante del ordenador como en espacios comunes.
- Establecer un protocolo de actuación en caso de contagio confirmado, probable o posible en la empresa.
- Para evitar aglomeraciones, todos los visitantes (clientes, socios, colaboradores…) que acudan a las oficinas han de solicitar una cita previa.
La vuelta al trabajo del Director Comercial
¿Qué es lo primero que hace el Director Comercial en su primer día post vacaciones?
En un mundo digitalizado, lo primero que hace el Director Comercial es acceder al CRM y comprobar que todo esté en orden:
- CALENDARIO
Una vez repasados todos los emails pendientes, acceder al calendario, ver lo que ha dejado por hacer a la vuelta y reanudar los meetings previstos con el equipo y clientes.
- CONTACTOS
Mantener al día los contactos e irlos actualizando es básico. Desde el CRM tienes acceso rápido y sencillo a todas aquellas personas vinculadas y/o empleadas del cliente o cuenta (ficha empresa) con sus datos profesionales. Si, por ejemplo, la persona de contacto está de vacaciones, pero necesitas comunicarte con ellos, solo has de acceder al CRM y ver quién es la persona de contacto sustituta.
- PEDIDOS
Registrar, gestionar y hacer seguimiento de todas las peticiones de productos que te hagan las empresas.
Las fichas de pedido te permitirán detallar todos los datos importantes de las acciones comerciales: el tipo de producto, la cantidad a comprar, el precio, las condiciones de pago, los descuentos…todo desde el mismo CRM.
- OPORTUNIDADES
Desde el CRM también puedes hacer seguimiento riguroso del estado de todas las oportunidades del equipo.
Si trabajas con un número muy grande de cuentas puedes añadir filtros para encontrar fácilmente la oportunidad que estás buscando, agruparlas o ver en tiempo real cómo van avanzando. Además, puedes acceder a la ficha completa de cada cuenta y ver su actividad, ofertas o citas que estén relacionadas directamente con esta oportunidad.
- INFORMES
Después de vacaciones, necesitas recabar en los informes pasados y ver exactamente en qué situación se encuentra cada venta, cliente y vendedor.
Los informes de ventas guían la toma de decisiones del Director Comercial y, por lo tanto, son una prioridad para toda fuerza de ventas
Con un CRM tienes informes:
– Rápidos: en cuestión de segundos tienes un informe de resultados.
–Parametrizables: te permiten segmentar en base a tus intereses comerciales.
–Personalizados: según el tipo de formato y análisis
–Pensados para la movilidad: puedes gestionarlos en tu smartphone/tablet y compartirlos con tu equipo dónde y cuándo quieras.
- PRONÓSTICOS
Si tú tienes previsiones a nivel personal para todo lo que haces (parte meteorológico o deportivo) en el plano laboral no debería ser menos.
El pronóstico de ventas ocupa un espacio indispensable en la cartera de cualquier equipo comercial. Interceden en casi todo; en el plan financiero, en el presupuesto de marketing, en producto…en todas partes.
En función de la previsión de las ventas puedes fijar los objetivos de tu equipo y, gracias a los objetivos, tus comerciales pueden gestionar eficientemente su pipeline. Por ejemplo, poner en stand by aquellas cuentas que aún no están preparadas, avanzar con otras y cerrar las que estés listas.
- ACTIVIDADES
Dentro de un CRM también debes contar con este apartado. Como su propio nombre indica, puedes ver en tiempo real las interacciones que van sucediendo con los clientes en tiempo real.
Además, si por cualquier motivo tu equipo continúa teletrabajando puedes adaptar el CRM para ello y reportar directamente en actividades todas las videollamadas que los vendedores hayan hecho con sus clientes reales / potenciales.
- WORKFLOWS
¿Qué proceso lleva a cabo el vendedor cada vez que se consigue un cliente nuevo? Para una buena gestión es imprescindible automatizar cada proceso con workflows (flujos de trabajo).
Es tan fácil como mapear todos los pasos previamente (A-B-C), definir qué actividades obligatorias tienen que ocurrir en cada paso del proceso, introducirlas en el sistema y voilà.
Veamos un ejemplo:
- Una oportunidad en estado leaddebería ser calificada por un comercial.
- El comercial tiene que hacer una llamada y reportarla.
- La oportunidad se convierte en un cliente potencial.
- Este cliente potencial se creapor un ejecutivo de cuentas.
- El ejecutivo de cuentasenvía una propuesta y la reporta.
- La oportunidad llega al estado de acuerdo verbal.
- El ejecutivo de cuentas recibe una copia firmada del contrato
- Su responsablerevisa el precio negociado y lo aprueba.
- ¡El estado de la oportunidad pasa a Cliente!
Con el uso de herramientas como el CRM puedes configurar los workflows de todas las formas posibles. Largos, cortos, complejos, sencillos… Estos son muy útiles para ahorrar tiempo, automatizar el trabajo del equipo y controlar que en el paso de lead a cliente haya una atención completamente personalizada por parte del equipo.
Último consejo
Si todavía no trabajas de la mano de un CRM, la vuelta al trabajo después de las vacaciones puede ser un buen momento para pensar en ello. Digitaliza el proceso de ventas, invierte en una herramienta inteligente, fácil de usar y sobre todo móvil: para que todo el equipo pueda trabajar cómo, dónde y cuándo quiera.