Los procesos y su papel en el éxito del software empresarial
La gestión de procesos analiza las operaciones de una empresa desde un punto de vista centrado en el proceso y a partir de los resultados obtenidos implementa mejoras en los procesos. Lo cual significa detenerse a observar las actividades diarias y comprender los flujos de trabajo que llevan del punto A al punto B.
¿Por qué es esto importante para una implementación de software?
A menos que sus procesos estén optimizados, incluso el sistema de software más rico en funciones podría no ofrecer los beneficios que espera.
Por lo tanto, antes de comenzar a comparar proveedores, es importante tomarse el tiempo para comprender sus procesos actuales, buscar puntos débiles y realizar mejoras. Solo entonces puede seleccionar un sistema que se adapte a su organización.
A continuación le hablaremos de los 5 beneficios de la gestión de procesos y las tres características de una gestión de procesos exitosa.
Los 5 Beneficios de la gestión de procesos
- Le ayuda a definir las bases de los requisitos de software
No sabrá lo que necesita en una nueva solución de software (CRM, ERP) hasta que entienda lo que funciona y lo que no funciona en su estado actual.
Al revisar de cerca sus procesos, puede identificar áreas de especialidad que el nuevo sistema deberá admitir. Además, puede identificar las mejoras que deben realizarse antes de la automatización.
Con este conocimiento, creara una lista de requisitos de software. La mayoría de los sistemas pueden cumplir con los requisitos básicos, por lo que son los requisitos únicos los que en última instancia lo ayudarán a comparar sistemas.
Sin el conocimiento de sus procesos, es probable que termine seleccionando un sistema que no puede satisfacer todas sus necesidades.
- Asegura la aceptación de los empleados
No puede obtener la aceptación de los empleados a menos que los empleados sepan qué es exactamente lo que está cambiando. La gestión de procesos le ayuda a identificar cambios específicos en los roles y responsabilidades individuales.
La gestión de procesos también brinda la oportunidad de involucrar a los empleados de una manera significativa. Muchas organizaciones incluyen empleados en talleres de recopilación de requisitos. Cuando a los empleados se les permite influir en los cambios realizados en sus propios procesos, es más probable que apoyen el proyecto general.
Talleres de Obtención de Requerimientos o Requisitos
- Por área funcional (Recursos Humanos, Producción, etc.)
- Por proceso de principio a fin (Pago a proveedores, etc.)
- Logra la alineación organizacional
Cuando decimos que la gestión de procesos puede conducir a la alineación organizacional, estamos hablando de un cierto enfoque para la gestión de procesos. La alineación organizacional es el resultado del pensamiento de proceso de extremo a extremo, donde examina toda su cadena de valor para comprender cómo cada proceso alimenta al siguiente.
Este enfoque también se denomina mapeo de la cadena de valor. Puede ayudarlo a romper los silos departamentales, fomentar la colaboración de los empleados y mejorar la eficiencia en todas las áreas funcionales y no solo dentro de ellas.
- Elimina las soluciones provisionales
Cuando los procesos son ineficientes o están mal definidos, los empleados desarrollarán soluciones alternativas. La administración de procesos le ayuda a eliminar estas soluciones satelitales.
En primer lugar, le ayuda a diseñar mejores procesos que niegan la necesidad de pasos adicionales. Igualmente, importante, ayuda en la capacitación del usuario final, lo que dificulta que los empleados afirmen que la definición del proceso no estaba clara.
- Facilita la mejora continua
La gestión de procesos proporciona la base para una cultura de mejora continua. En este entorno, los empleados siempre están buscando oportunidades para mejorar sus procesos.
La gestión de procesos construye esta base mediante la definición de indicadores clave de rendimiento (KPI) que le ayudan a medir la realización de beneficios a lo largo del tiempo. Algunos beneficios tardan bastante tiempo en lograrse, y es probable que realice mejoras adicionales después de la activación, por lo que también deberán medirse a largo plazo.
No olvide que su software deberá configurarse continuamente para respaldar estas mejoras de procesos, así que asegúrese de involucrar a su equipo de TI en las actividades de gestión de procesos.
3 Características de una gestión de procesos exitosa
- Participación de los empleados
La gestión exitosa de procesos requiere empleados comprometidos que estén bien informados sobre sus propios procesos, especialmente el «por qué» detrás de cada proceso. Dichos empleados están más equipados para evaluar su estado actual y determinar qué funciona y qué no.
- Una cultura de mejora continua
Idealmente, su organización debe examinar y reexaminar continuamente sus procesos para asegurarse de que sean relevantes, eficientes y aún estén alineados con los objetivos de la organización. Cuando adopta este enfoque de mejora continua, minimiza el número de veces que tiene que realizar la reingeniería de procesos (que se trata de rediseñar los procesos y no simplemente mejorarlos).
Una cultura de mejora continua es aquella en la que cada empleado se siente capacitado para hablar cuando detecta problemas de calidad que podrían afectar negativamente sus operaciones y resultados.
No es un caso de síndrome del sabelotodo, sino una comprensión genuina de cómo se supone que funcionan las cosas y cómo se siente cuando el equilibrio está fuera de lugar.
Si crea este tipo de cultura, es importante establecer también un gobierno de procesos para garantizar que los cambios solicitados se alineen con los objetivos de la organización. Esto ayudará a prevenir lo que se conoce como «arrastre del alcance». Esto es cuando el alcance de un proyecto aumenta poco a poco, eventualmente acumulándose en una expansión significativa del alcance.
Prevención del Arrastre del Alcance
- Procesos de gobernanza robusto
- Comité de gobernanza
- Proceso formal para solicitar cambios en el sistema
- Justificación de cada cambio solicitado
- Comprensión del impacto de todos los cambios solicitados
- Proceso formal de aprobación (o rechazo) de cambios.
- Sistema de priorización (para cambios aprobados)
- Procesos para implementar cambios en producción
- Informes frecuentes sobre el estado de todos los cambios en curso
- Enfoque en el cliente externo o interno
Ajustar absolutamente todos los aspectos de su organización puede volverlo loco y, a menudo, resulta en gastos innecesarios de tiempo, dinero y energía. En su lugar, haga esta pregunta a su equipo: ¿Qué nivel de calidad necesitan nuestros clientes internos o externos? Al mantener la perspectiva de su público objetivo en mente, evita esforzarse demasiado en mejoras innecesarias.
Y esto no termina aquí, en el siguiente blog hablaremos de la misión que tiene un propietario de procesos, así como la importancia de un centro de excelencia.
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